Teamassistenz / Office Management (m/w/d)
Möchtest du in einer zentralen Rolle dafür sorgen, dass unser Büroalltag reibungslos läuft? Organisierst du gerne Reisen, Meetings und Events, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und arbeitest serviceorientiert mit KollegInnen, MandantInnen und Dienstleistern zusammen? Dann freuen wir uns, dich kennenzulernen.
In unserem internationalen Umfeld erwartet dich ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit viel Eigenverantwortung. Du arbeitest eng mit zwei Vorstandsassistenzen im Hamburger Büro zusammen und unterstützt unsere rund 25 BeraterInnen an den Standorten Hamburg und Frankfurt in organisatorischen und administrativen Themen.
Deine Aufgaben
- Du planst und koordinierst Dienstreisen, Meetings sowie interne und externe Veranstaltungen wie Konferenzen, Sommerfeste und weitere Mitarbeiterevents
- Du bereitest Termine, Besprechungsräume und Bewirtung vor und nach
- Du unterstützt unsere BeraterInnen in Hamburg und Frankfurt im Tagesgeschäft und sorgst für einen reibungslosen Ablauf organisatorischer Themen
- Du übernimmst allgemeine Office Management-Aufgaben, zum Beispiel Bestellungen, Post, Bürobedarf, Obst, Getränke und die Abstimmung mit Dienstleistern
- Du kommunizierst mit KollegInnen, MandantInnen und externen AnsprechpartnerInnen auf Deutsch und Englisch
- Du unterstützt bei Reisekostenabrechnungen, Rechnungserstellung und Rechnungsprüfung
- Du pflegst Daten, bereitest Unterlagen in PowerPoint und Excel vor und übernimmst administrative Aufgaben
- Du arbeitest eng mit den Vorstandsassistenzen sowie verschiedenen internen Schnittstellen zusammen
- Du erkennst Optimierungspotenzial in unseren Abläufen und bringst eigene Ideen ein, um Prozesse weiterzuentwickeln oder neu zu strukturieren
Dein Profil
- Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung oder ein Studium, idealerweise im kaufmännischen Bereich oder im Office Management
- Du bringst Berufserfahrung in der Assistenz, im Office Management (z.B. in einer Anwaltskanzlei oder Unternehmensberatung), in der Hotellerie oder in einer vergleichbaren serviceorientierten Rolle mit
- Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Du bist sicher im Umgang mit den gängigen Microsoft Office-Programmen
- Du bist eine präsente, kommunikative Persönlichkeit, die gerne auf Menschen zugeht, Dinge wahrnimmt und sich aktiv ins Team einbringt
- Du hast eine hohe Serviceorientierung, ein gutes Gespür für Prioritäten und arbeitest organisiert und strukturiert
- Du arbeitest sorgfältig, diskret und hast ein Auge für Details
- Du trittst sicher auf, hältst Themen verbindlich nach und kannst dich freundlich, aber klar durchsetzen
- Du hast Freude daran, KI-Tools zielführend, reflektiert und kritisch in deine Arbeit einzubinden
- Du hast Freude daran, Verantwortung zu übernehmen, Prozesse zu hinterfragen und den Büroalltag aktiv mitzugestalten
Das bieten wir
- Eine zentrale Rolle in einem engagierten und kollegialen Team
- Enge Zusammenarbeit mit zwei erfahrenen Vorstandsassistenzen
- Direkte Entscheidungswege und viel Raum, eigene Ideen einzubringen
- Regelmäßige Mitarbeiterevents, wie Weihnachtsfeiern und Sommerfeste
- Frisches Bio-Obst und Getränke (Wasser, Fritz-Getränke)
- Rabatt auf eine Urban Sports Club-Mitgliedschaft
- Jobrad
- Zuschuss zur HVV-Fahrkarte
- 30 Urlaubstage
Über uns
Wir sind Oaklins Germany, eine internationale Unternehmensberatung, die Dienstleistungen im Bereich Mergers & Acquisitions anbietet. Wir beraten Unternehmer und Unternehmerinnen unter anderem bei der Regelung ihrer Nachfolge durch den Verkauf ihres eigenen Unternehmens. Wir bieten das Beste aus zwei Welten: eine internationale Organisation in über 40 Ländern unter der Marke Oaklins und die über 70-jährige Zugehörigkeit zu einem Hamburger Familienunternehmen, der Angermann-Gruppe.
Rahmenbedingungen
Die Position ist in Vollzeit zu besetzen. Dein Arbeitsort ist unser Hamburger Büro; nach Absprache ist ein Tag Homeoffice pro Woche möglich.
Bereit für den nächsten Schritt?
Dann freuen wir uns auf deine vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins über unser Bewerbungsformular. Fragen? Melde dich gerne bei Lidwina Riemann.